Over de toekomst van het archiefbestel

Het is al een tijdje onrustig in archiefland. De veranderende focus van archieven van papier naar digitaal, de daarmee samenhangende aanstaande wijziging van de Archiefwet 1995 en ook het verdwijnen van de Archiefschool zijn daar de oorzaak van.

Meer en meer ontstaan archiefdocumenten digitaal ('digital born'). Ook deze documenten moeten duurzaam bewaard worden, zodat ze voor de (verre) toekomst toegankelijk blijven als historische bron. Het digitale tijdperk vergt een andere houding van de archivaris: deze dient zich pro-actief op te stellen en zijn/haar deskundigheid aan te bieden aan archiefvormende organisaties. Het is nodig om bij het inrichten van een administratie al rekening te houden met het archiveren en het toevoegen van de nodige metadata om de documenten later te kunnen begrijpen. Anders is de kans groot dat de documenten al niet meer bestaan of niet meer toegankelijk zijn (wat eigenlijk hetzelfde is) op het moment dat ze nodig zijn.

Er moet dus een nieuwe archiefwet komen, maar er bestaan verschillende opvattingen over de manier waarop. Er wordt gesproken over een heel uitgebreide 'informatiewet', waarin zowel voorschriften voor lopende administratie als voor duurzame bewaring worden opgenomen, naast technische voorwaarden en privacywetgeving. Maar het is ook denkbaar dat er een nieuwe archiefwet gemaakt zal worden. In elk geval is het noodzakelijk dat deskundige input uit het archiefvak komt in de vorm van een advies of zelfs een compleet wetsvoorstel, zoals Hans Waalwijk, docent archivistiek, gisteren voorstelde.

Om een dergelijk advies aan de minister van OCW in het voorjaar van 2009 te kunnen doen, is in oktober j.l. bij de vakverenigingen KVAN en BRAIN een digitale ledenraadpleging over het archiefbestel gehouden. Hiermee wilden de besturen van beide verenigingen een indruk krijgen van de opvattingen van de leden over fundamentele inrichtingsvragen met betrekking tot het archiefbestel. Het rapport van de ledenraadpleging is online te raadplegen op de websites van beide verenigingen.

Zoals dat meestal het geval is met dit soort onderzoeken, roept het rapport minstens zoveel vragen op als het beantwoordt. Vandaar dat een aantal discussiebijeenkomsten meer duidelijkheid moest geven. Op maandag 19 januari was een van die bijeenkomsten georganiseerd in het Historisch Centrum Overijssel in Zwolle. De opkomst was volgens sommigen nogal mager, zo'n dertig KVAN-leden waren aanwezig. Tien procent daarvan was afkomstig van SAB, dat was een aardige delegatie.

In de vier hoeken van de zaal werd aan de hand van stellingen over verschillende thema's gediscussieerd, waarbij we al lopend door de zaal konden aansluiten. De belangrijkste onderwerpen waren:

• Bij welk ministerie (BZK, OCW, AZ) moet de verantwoordelijkheid van zorg en beheer voor de (overheids)archieven worden ondergebracht? De meeste leden waren het erover eens dat het geen goede zaak is dit over twee departementen te verdelen, zoals nu het geval is, maar het was lastig te bepalen welk departement dan gekozen moet worden. Verdeelde meningen dus.
  
• Hoe moet het toezicht op archieven worden geregeld? De gedeelde mening is dat de huidige situatie van archiefinspectie niet voldoet, complex is en te weinig sanctiemogelijkheden kent. Er werden verschillende manieren geopperd om het toezicht anders te organiseren.
  
• Is certificering van archiefinstellingen en van individuele archivarissen nodig, hoe en door wie? Een grote meerderheid van de geraadpleegde archivarissen is voor certificering, om de kwaliteit en toegankelijkheid van archieven te waarborgen. Ook duidelijk is, dat de kwaliteitseisen door de vakverenigingen moeten worden bepaald, maar dat toetsing door een onafhankelijk orgaan moet worden gedaan. Hierin kunnen wel vertegenwoordigers van de verenigingen zitting hebben.
  
• Standaardisering van digitale toegankelijkheid en van dienstverlening is nodig. Gelukkig was ook met deze stelling de overgrote meerderheid het eens, maar hoe dit bereikt moet worden zal nog nader moeten worden uitgezocht. Natuurlijk beginnen we met EAD!

Dit stukje is weer heel wat langer geworden dan mijn bedoeling was. De kunst van het bondig schrijven hoop ik nog eens onder de knie te krijgen. Er zijn ook zoveel belangwekkende zaken gaande in de archiefwereld. Wordt ongetwijfeld vervolgd.